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Hier finden Sie eine Sammlung der am häufigsten auftretenden Fragestellungen.

Wie aktiviere ich das Kundencenter für meine Kunden?

Öffnen Sie dazu einen Kunden über Kunden und Verträge -> Kunden verwalten und wechseln Sie auf den Tab "Login". Dort kann nun ein Userlogin erzeugt und aktiviert werden. Der Kunde wird sofort per E-Mail informiert und erhält seine Zugangsdaten. Stellen Sie zuvor sicher, dass das Kundencenter unter Allgemeine Einstellungen entsprechend aktiviert wurde.

Wie aktiviere ich den Zugriff auf die REST-API?

Öffnen Sie die Projekteinstellungen über Artikelverwaltung -> Projekte verwalten und wechseln Sie auf den Tab "Schnittstelle". Dort können Sie nun die API-Einstellungen vornehmen. Weitere Informationen im Handbuch

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Als Vertragsverwaltungssystem führt der Weg zu einer Rechnung immer über den Vertrag. Es ist daher nicht mögich eine neue Rechnung im klassischen Sinne zu erstellen. Um eine Rechnung für Leistungen an den Kunden zu versenden, erstellen Sie einen Vertrag und erfassen Sie für diesen Vertrag Leistungen. Das System versendet dann die Rechnung beim nächsten fälligen Rechnungslauf automatisch an den Kunden.

Wie kann ich meinen bestehenden Kundenstamm importieren?

Fakturia bietet Ihnen einen komfortablen CSV-Import-Wizard, über den sich der Kundenstamm  schnell in das System einspielen lässt.

Kann ich meinen Datenbestand exportieren?

Ja, über die REST-API kann z. B. per Cron regelmässig ein Export der Kunden, Verträge, Rechnungen etc. durchgeführt werden.

Kann ich Kleinunternehmer-Rechnungen ohne MwSt erstellen?

Ja, erstellen Sie hierfür eine Warengruppe und wählen Sie als Steuergruppe Deutschland / Steuerfrei (Kleinunternehmer)

Wie kann ich Zahlungseingänge auf dem Girokonto gegen offene Rechnungen abgleichen?

Nutzen Sie die Funktion "Zahlungseingänge verbuchen"

Wie kann ich von der "Sandbox" in die "Produktion" wechseln?

Um eine für die Produktion geeignete Instanz zu mieten, kontaktieren Sie uns bitte unter info@fakturia.de.

Kann ich meine Daten aus der "Sandbox" exportieren?

Generell sollten keine echten Kundendaten in der "Sandbox" hinterlegt werden. Die Daten der "Sandbox" sowie die der "Produktion" sollten, nicht zuletzt aufgrund des Datenschutzes, strikt getrennt werden.

Steht mir die "Sandbox" nach Abschluss eines Vertrages zur Verfügung?

Ja, die "Sandbox" steht Ihnen auch nach Abschluss eines Vertrages zu Verfügung, hier können Sie "Was-wäre-wenn"-Szenarien testen sowie neue Features ausprobieren.

Gibt es günstigere Konditionen?

Falls Sie eine gemeinnützige Organisation betreiben oder als Startup-Unternehmen nur wenige Kundenverträge verwalten, sind Sonderkonditionen möglich, bitte stellen Sie uns dazu eine Anfrage.

Kann ich einen bereits abgerechneten, laufenden Vertrag nachträglich im System erfassen?

Ja, legen Sie dazu einen neuen Vertrag an und stellen Sie den ursprünglichen Vertragsbeginn ein. Wählen Sie dann im Tab "Abo verwalten" im Feld "Abgerechnet bis" das Datum aus, bis zu welchem die Leistungen durch Sie bereits abgerechnet wurden. Fakturia wird dann erst ab diesem Datum beginnen, die Abo-Leistungen in Rechnung zu stellen. Haben Sie z.B. einen Abovertrag mit mtl. Abrechnung am 01.12. bereits manuell abgerechnet und möchten ab dem 01.01. des Folgejahres mit Fakturia arbeiten, stellen Sie bei "Abgerechnet bis" den 01.01. ein.

Ich kann meinem Vertrag keine Abo-Artikel zuweisen, obwohl ich Artikel angelegt habe

Einem Vertrag können nur Abo-Artikel zugeordnet werden, welche 

  • dem Projekt des Vertrages zugeordnet sind
  • die identische Einheit besitzen wie das Abrechnungsintervall des Vertrages (Wird der Vertrag z.B. alle 6 Monate abgerechnet, können nur Artikel mit der Einheit MONAT zugewiesen werden)

Ich bin ein Anbieter von Abo-Boxen. Wie kommt meine Logistik an die Information, wann welche Lieferungen zu versenden sind?

Über unsere API besteht die Möglichkeit, für einen Kundenvertrag die fälligen Leistungen abzurufen. Der passende Endpoint hierfür ist https://api.sandbox.fakturia.de/documentation/#/Contracts/contractActivities. Für Abo-Artikel muss dabei nach dem Origin "SUBSCRIPTION" gefiltert werden.

Wie kann ich temporäre Preisanpassungen vornehmen, zum Beispiel aufgrund einer vorübergehenden MwSt-Änderung?

Temporäre Preisanpassungen können Sie über eine zeitliche Abgrenzung der Artikelpreise vornehmen.

Legen Sie dazu neue Preisvarianten mit dem jeweils gewünschten Netto-Preis und entsprechenden Werten für "Gültig ab" an.
Speichern Sie dann den Artikel.

Beispiel für eine temporäre Preiserhöhung, um eine vorübergehende Mehrwertsteuer-Senkung auszugleichen (keine Weitergabe des Steuervorteils an die Kunden):

Kann ich einen Vertrag mit Vertragsbeginn in der Zukunft erstellen?

Ja, das ist möglich. Der Vertrag wird im Rechnungslauf erst ab dem Vertragsbeginn berücksichtigt.

Wie kann ich für meine Lieferdienst-Abos eine vorübergehende Lieferpause z. B. für Urlaube einstellen?

Nutzen Sie hierfür die Upgrade-/Downgrade Funktionalität für Verträge. In diesem Fall muss ein kleines Upgrade/Downgrade durchgeführt werden. Soll beispielsweise eine Abobox für 1 Woche pausiert werden, muss der bestehende Aboartikel zum Beginn der Pause ausgebucht werden. Soll wieder beliefert werden, muss zum Ende der Pausierung der Aboartikel wieder aktiviert werden.

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