Über die Textverwaltung können Sie Textvorlagen individuelle Texte für E-Mails und , Dokumente, Kundencenter sowie Textmakros in allen von Ihnen gewünschten Sprachen pflegen.
...
Die Textverwaltung ist in folgende Bereiche unterteilt:
- Textfragmente
- Templates (Dokumente und Kundencenter)
- E-Mails
| Info |
|---|
Bevor Sie Texte bearbeiten können, müssen Sie immer zuerst die gewünschte Sprache über das Pulldown auswählen. So können Sie zwischen den verschiedenen zu pflegenden Sprachen hin und her schalten. |
...
Mit einem Textfragment haben Sie die Möglichkeit, ein Textmakro oder Snippet zu erstellen. Textfragmente können später in anderen Texten (Templates Dokumenten oder E-Mails) wiederverwendet werden. Sie haben so die Mögichkeit, häufig benötigte Textphrasen (z.B. Kundenanrede) auszulagern. Zu Beginn sind bereits einige Textfragmente von uns vorgegeben, die Sie bearbeiten und anpassen können.
So bearbeiten Sie ein Textfragment:
| UI Element | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
| Alias | Vergeben Sie einen beliebigen Bezeichner für das Textfragment. Sie können das Makro später über diesen Bezeichner aufrufen, z.B. [[meinFragment]] | ||
| Text | Hier pflegen Sie den im Makro enthaltenen Text.
|
Templates verwalten (Dokumente und Kundencenter)
Templates sind Texte, die für ganz konkrete Geschäftsvorfälle vom System herangezogen werden. Dazu zählen z. B. Ihre E-Mail Signatur oder der Text für das Impressum im Kundencenter.
Einige der Texte sind bereits durch uns mit Beispieltexten vorbelegt. Über den Button "Bearbeiten" wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
| Info |
|---|
Um das Einfügen von Textfragmenten zu vereinfachen, werden Ihnen diese unterhalb des Textbereichs angezeigt. Durch einen Klick auf ein Fragment wird dieses an der aktuellen Cursorposition eingefügt. |
E-Mail Texte verwalten
Die E-Mail Verwaltung ist ähnlich aufgebaut wie die Templates. Zusätzlich zu einem Text können Sie hier auch den Betreff der E-Mail pflegen.
Wechseln Sie über "Bearbeiten" in den Bearbeitungsmodus. Im folgenden Beispiel sehen Sie das E-Mail Template für den Rechnungsversand:
| Info |
|---|
Auch hier stehen Ihnen sowohl im Textfeld als auch im Betreff Systemvariablen und Scripting Funktionen zur Verfügung. |
Templatevariablen
Die folgenden Variablen stehen in den verschiedenen Kontexten zur Verfügung:
Userlogin für Kundencenter
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
| $kundencenterUrl | Vollständige URL zum Kundenportal z.B. https://meinprojekt.vertragscenter.com |
| $login | Der Username für das Login im Kundencenter |
| $password | Das Passwort für den Login im Kundencenter |
E-Mail Mahnung
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
| $customer | Kundenobjekt für den von der Mahnung betroffenen Kunden |
| $invoice | Die von der Mahnung betroffene Rechnung |
| $dunningLevel | Mahnstufe bzw. Zählnummer der Mahnung (beginnend bei 1) |
| $customText | Mahnstufen-spezifischer Text (aus der Mahnstufenverwaltung) |
Velocity Scripting
Über die Scripting-Funktionalität haben Sie ein sehr mächtiges Werkzeug, um die Texte fallabhängig und ganz individuell zu gestalten. Da es sich um eine Standard-Scriptsprache handelt, ist die Einarbeitung relativ einfach.
Wir nutzen die Velocity Template Language (VTL), eine ausführliche Dokumentation finden Sie hier
| Info |
|---|
Sie haben ein komplexes Scripting-Szenario? Fragen Sie uns unser Support-Team. Wir unterstützen Sie bei Ihren Anpassungen. |
.
In einigen Texten/E-Mails können Sie auch den Inhalt von selbst angelegten Zusatzfeldern ausgeben.
Dokumente allgemein
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| E-Mail Signatur | Wird in allen in Ihrem Namen vom System verschickten E-Mails als Signatur eingefügt. |
| Fußzeile Spalte 1 - 4 | Unsere Vorlagen für Geschäftsdokumente (Rechnungen, Rechnungskorrekturen etc.) enthalten im Fußbereich 4 Spalten, die mit beliebigen Inhalten gefüllt werden können. Es empfiehlt sich hier z. B. Bankverbindung, Steuernummer, USt-ID usw. unterzubringen. |
Rechnung
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Freitext (Header) | Auf der Rechnung zwischen Rechnungsnummer und den Rechnungspositionen. | |
| Rechnungs-Freitext (Footer) | Auf der Rechnung, nach den Rechnungspositionen - zwischen den Zahlungsanweisungen und der Fußzeile. | |
| Hinweistext Reverse-Charge (Umkehr Steuerschuldnerschaft) | Wird zusammen mit dem Footer-Freitext ausgegeben. |
|
| PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
Rechnungskorrektur
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungskorrektur Freitext (Header) | Auf der Rechnungskorrektur zwischen Rechnungsnummer und den Rechnungspositionen. | |
| Rechnungskorrektur Freitext (Footer) | Auf der Rechnungskorrektur, nach den Rechnungspositionen - zwischen den Zahlungsanweisungen und der Fußzeile. | |
| PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
Weitere Templates
Kundenkonto aufladen
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung (Freitext im PDF) | Auf dem PDF der Einzahlungsaufforderung (ausgelöst durch Kunde über das Kundencenter) unterhalb der Bankverbindung. | |
| Einzahlungsbestätigung (Freitext auf PDF) | Auf dem PDF der Einzahlungsbestätigung. Diese wird verschickt wenn ein Zahlungseingang aus einer Einzahlungsaufforderung verbucht wird. | |
| Zahlungsaufforderung PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
| Einzahlungsbestätigung PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
Kundencenter
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| Footer (HTML) | Wird auf jeder Seite im Kundencenter ganz unten ausgegeben. |
| Impressum (HTML) | Text für die Impressums-Seite des Kundencenters. |
| Titel der Seite (SEO Title tag) | Titel, der bei Aufruf des Kundencenters in der Titelzeile des Browserfensters angezeigt werden soll. |
| Intro-Text Startseite (HTML) | HTML-Text, der beim Aufruf der Startseite des Kundencenters angezeigt wird. |
E-Mails
Im Tab "E-Mails" pflegen Sie den Inhalt der vom System verschickten E-Mail Nachrichten (Betreff + Body). Der Versand erfolgt im Plain-Text-Format.
Abo
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Kundenkonto für Abolauf nicht gedeckt | Können Abo-Leistungen aufgrund eines nicht gedeckten Kreditrahmens durch das Kundenkonto nicht in Rechnung gestellt werden, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. |
|
Vertrag
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Bestätigungsmail Vertragskündigung (Kunde) | Nach erfolgter Kündigung des Vertrages erhält der Kunde diese Mail zur Bestätigung. |
|
Rechnung und Rechnungsversand
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Benachrichtigung für Kunden | Wird vom System eine neue Kundenrechnung erzeugt, wird diese dem Kunden mit diesem Mailtemplate zugestellt. |
|
Rechnung stornieren
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Storno-Benachrichtigung für Kunden | Erstellung einer Rechnungskorrektur. |
Kundenkonto aufladen
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung | Kunde löst die Aufladung seines Prepaid-Kontos über das Kundencenter aus. | |
| Einzahlungsbestätigung | Zahlungseingang für eine zuvor erfolgte Kontoaufladung wurde verbucht. |
|
User-Login und Passwort-Reset
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| User-Login Erzeugung für Kunde | Für einen Kunden wurde der Login zum Kundencenter erstellt. |
|
| User-Login Aktivierung für Kunde | Der Login zum Kundencenter wurde für einen Kunden freigeschaltet. |
|
| Passwort-Änderung Kunde | Für den Kunden wurde ein neues Passwort für das Kundencenter erstellt. |
|
| User-Login Deaktivierung für Kunde | Der Login zum Kundencenter wurde für einen Kunden deaktiviert. |
|
| Passwort vergessen (Kunde) | Der Kunde hat die "Passwort vergessen" Funktion beim Login zum Kundencenter aufgerufen. |
|
Mahnwesen
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung / Mahnung (E-Mail) an den Kunden | Nächste Mahnstufe einer Rechnung wurde erreicht. |
|
Onlinebanking
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Benachrichtigung über Rücklastschriften (Kunden) | Werden beim Kontenabgleich Rücklastschriften erkannt, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. |
|
Template-Variablen
Für einige Text-Templates besteht die Möglichkeit, auf Variablen der vom Geschäftsvorgang betroffenen Objekte (Rechnung, Kunde, Vertrag, usw.) oder auf selbst definierte Zusatzfelder zuzugreifen.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Bereich Template Variablen.