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Fakturia bietet Ihnen einen komfortablen CSV-Import-Wizard, über den sich der Kundenstamm  schnell in das System einspielen lässt.
Alternativ können Kunden auch über die REST API in Fakturia übertragen werden.

Kann ich meinen Datenbestand exportieren?

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Um eine für die Produktion geeignete Instanz zu mieten, kontaktieren Sie uns bitte unter info@fakturia.de.

Kann ich die produktive Instanz testen?

Falls Sie durch den Test in der "Sandbox" überzeugt sind, können Sie einen Ihnen entsprechenden Vertrag abschließen. Sie können die produktive Instanz als Erstkunde 90 Tage kostenfrei verwenden, erst nach dieser Zeit wird Ihr Konto belastet

Eine automatische Übernahme der Daten aus dem Sandbox-System ist nicht möglich, da die Systeme aus Datenschutzgründen streng voneinander getrennt sind.

Kann ich meine Daten aus der "Sandbox" exportieren?

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Wie kann ich temporäre Preisanpassungen vornehmen, zum Beispiel aufgrund einer vorübergehenden MwSt-Änderung?

Temporäre Preisanpassungen können Sie über eine zeitliche Abgrenzung der Artikelpreise vornehmen.

Legen Sie dazu neue Preisvarianten mit dem jeweils gewünschten Netto-Preis und entsprechenden Werten für "Gültig ab" an.
Speichern Sie dann den Artikel.

Beispiel für eine temporäre Preiserhöhung, um eine vorübergehende Mehrwertsteuer-Senkung auszugleichen (keine Weitergabe des Steuervorteils an die Kunden):

Kann ich einen Vertrag mit Vertragsbeginn in der Zukunft erstellen?

Ja, das ist möglich. Der Vertrag wird im Rechnungslauf erst ab dem Vertragsbeginn berücksichtigt.

Wie kann ich für meine Lieferdienst-Abos eine vorübergehende Lieferpause z. B. für Urlaube einstellen?

Nutzen Sie hierfür die Upgrade-/Downgrade Funktionalität für Verträge. In diesem Fall muss ein kleines Upgrade/Downgrade durchgeführt werden. Soll beispielsweise eine Abobox für 1 Woche pausiert werden, muss der bestehende Aboartikel zum Beginn der Pause ausgebucht werden. Soll wieder beliefert werden, muss zum Ende der Pausierung der Aboartikel wieder aktiviert werden.

Auf der Bestellseite erhalte ich die Fehlermeldung, dass einige Preise nicht ermittelt werden konnten. Was kann ich tun?

Prüfen Sie zunächst, ob Sie evtl. bei den Preisen eine Mindestmenge eingestellt haben. Diese Funktion sollte nur für Staffelpreise genutzt werden. Ist nur 1 Preis vorhanden, entfernen Sie bitte die Mindestmenge. Sofern Sie in der Bestellseite eine abweichende Währung nutzen, stellen Sie bitte sicher, dass Preise in dieser Währung am Artikel gepflegt sind.

Wie kann ich in der Sandbox den Zugriff auf das Bankkonto über finAPI testen?

Hierfür benötigen Sie in der Sandbox einen Testaccount von finAPI. Tragen Sie dann die Zugangsdaten die Sie erhalten haben in Fakturia unter Einstellungen → Bezahlanbieter → finAPI ein. Die weiteren Einrichtungsschritte erfolgen dann unter Einstellungen → Systemeinstellungen → Onlinebanking (finAPI). Mehr dazu in unseren finAPI-Howto.

Mein Steuerberater kann das von Fakturia generierte DATEV-Format nicht importieren

Es handelt sich bei dem von uns erzeugten Format um das DATEV-ASCII Format, nicht um das sog. EXTF-Format. Eine Import-Anleitung für DATEV finden Sie in diesem Video:

Widget Connector
urlhttp://youtube.com/watch?v=0T8q-p4ksOw

Wie kann ich einen Vertrag mit Zahlung per Kreditkarte anlegen, ohne Nutzung der Bestellseiten?

Ihr Kunde muss in diesem Fall die Kreditkartendaten nachträglich zur Verfügung stellen. Fordern Sie den Kunden dazu auf, sich im Kundencenter anzumelden. In der Rechnungsübersicht besteht die Möglichkeit, eine offene Rechnung per Kreditkarte zu bezahlen. Gleichzeitig kann der Kunde hier festlegen, dass künftige Rechnungen mit den eben hinterlegten Kreditkartendaten abgebucht werden dürfen.

Optional können Sie die Payment-Tokens auch selbst einholen, z. B. durch Integration der Payment-Widgets auf Ihren eigenen Webseiten bzw. innerhalb Ihrer eigenen Applikation. Die Tokens müssen dann im Tab "Recurring Payments" am Vertrag eingetragen werden.

Ich habe einen eigenen SMTP-Server hinterlegt, jedoch kommen beim Empfänger keine Mails an, was kann ich machen?

Prüfen Sie bitte den Versandstatus im Mail-Log unter Einstellungen → Logs/Protokolle → Versendete Mails. Klappen Sie die betroffene Mail auf um das Fehlerprotokoll einsehen zu können.

Auf meiner Bestellseite werden keine Bezahlarten angezeigt, obwohl diese konfiguriert sind. Was nun?

Prüfen Sie bitte, ob alle Bezahlarten auch aktiviert sind. Auf der Bestellseite selbst sollte der Haken bei Bezahlung bei Bestellung nur gesetzt werden, sofern ein Bezahlanbieter genutzt wird.

Ich kann keine Bestellseite anlegen, der Button ist ausgegraut. Und jetzt?

Voraussetzung für die Nutzung der Bestellseiten und des Kundencenters ist ein aktiviertes Kundencenter. Bitte aktivieren Sie dieses in den Einstellungen.

Wie kann ich ein Abo, für das bereits Rechnungen erzeugt wurden, neu abrechnen?

Skizziert ist hier der Fall für ein Abo mit der Option "Rechnungsstellung im Voraus".

Gegeben ist ein Vertrag mit folgenden Einstellungen:

  • Vertragsabschluss: 10.03.2020
  • Abrechnungsintervall: 3 Monate
  • Vertragsverlängerung: 3 Monate
  • Rechnungsstellung im Voraus: Ja

Das heutige Datum sei der 15.09.2020.
Aufgrund des Abrechnungsintervall von 3 Monaten sind bereits 2 Rechnungen erzeugt worden.

  • 10.03.2021 - mit Leistungszeitraum 10.03.2020 bis 09.06.2020
  • 10.06.2021 - mit Leistungszeitraum 10.06.2020 bis 09.09.2020

Heute, am 15.09.2020 stellen Sie fest, dass in der letzten Rechnung ein falscher Preis berechnet wurde, z.B. weil Sie dem Kunden eigentlich einen neuen Rabatt eingeräumt haben.
Sie möchten diese Rechnung stornieren, und die Abrechnung für diesen Zeitraum neu auslösen.

Das Vorgehen gestaltet sich wie folgt:

Rechnung stornieren

Stornieren Sie die betroffene Rechnung.
Im Menü Fakturierung → Rechnungen nutzen Sie das X-Symbol zum Stornieren
Der Rechnungsbetrag wird auf das Kundenkonto zurückgebucht.

Bereits erzeugte Leistungen löschen

Prüfen Sie anschließend, ob es bereits erzeugte Abo-Leistungen für die Zukunft gibt. Wenn ja, löschen Sie diese.
Im Menü Fakturierung → Leistungen - nutzen Sie hier die Filterung nach Vertragsnummer und Abgerechnet=Nein.
Die nicht gewünschten Leistungen mit dem X-Symbol löschen.

Vertrag anpassen

Nehmen Sie ggf. die gewünschten Änderungen an Artikeln, Preisen, Rabatten etc vor.

Öffnen Sie den betreffenden Vertrag.
Im Tab Abo verwalten müssen Sie nun bei jedem Abo-Artikel das "Abrechnung ab"-Datum anpassen.
Das neue "Abrechnung ab"-Datum ergibt sich aus dem Beginn des Leistungszeitraums der vorher stornierten Rechnung - in unserem Beispiel ist das der 10.06.2020, da dies der Beginn des Leistungszeitraums der nun stornierten Rechnung ist.
Klicken Sie hierzu auf das Stift-Symbol, ändern Sie den Wert "Abrechnung ab" und bestätigen Sie mit OK.

Klicken Sie "Vertrag speichern".

Neue Rechnung erzeugen

Jetzt müssen Sie ca. 10 Minuten warten - die Hintergrundverarbeitung erzeugt nun neue Leistungen.
Auf dem Dashboard unter Geplante Ereignisse sehen Sie, wann das nächste mal Abo-Leistungen erzeugt werden.

Öffnen Sie den Vertrag nun über Verträge → Übersicht neu!
Sie sollten nun eine Meldung sehen: "Für diesen Vertrag existieren x nicht abgerechnete Leistungen."

Wählen Sie Vetragsaktionen durchführen → Zwischenabrechnung erstellen.
Es wird nun eine neue Rechnung aus den neu erzeugten Leistungen generiert.
Das Guthaben des Kunden, welches sich aus der stornierung der vorherigen Rechnung ergeben hat, wird dabei verrechnet.