Ein Vertrag ist das zentrale Konstrukt in Fakturia und Voraussetzung für jede Rechnungserstellung. Dabei lassen sich für einen Kunden beliebig viele Verträge mit unterschiedlichen Rahmendaten erstellen.
Es wird unterschieden zwischen zwei Vertragsarten:
| Einfacher Vertrag | Abo-Vertrag (wiederkehrende Zahlungen) |
|---|---|
| Ein Geschäftsverhältnis mit einem Kunden mit unregelmässigen Leistungen. | Ein Vertrag mit regelmässig wiederkehrenden Leistungen, z. B. monatl. Grundgebühren. Ein Abo-Vertrag kann zusätzlich zu den Abo-Leistungen auch Einzelleistungen bzw. verbrauchsabhängige Positionen aufnehmen. |
Allgemeines zum Vertrag
Vertragsstatus
Ein Vertrag kann folgende Statuswerte annehmen:
| Status | Beschreibung | Mögliche Folgezustände |
|---|---|---|
| Entwurf | In diesem Status befindet sich der Vetrag unmittelbar nach der Erstellung. Solange sich der Vertrag im Status "Entwurf" befindet, werden keine Rechnungen erzeugt und alle Daten können frei bearbeitet werden. Nach der Aktivierung ist nur noch eine eingeschränkte Bearbeitung möglich. |
|
| Aktiv | Ein aktivierter Vertrag wird beim Rechnungslauf berücksichtigt. Ergeben sich fällige Leistungen wird dem Kunden eine Rechnung zugestellt. |
|
| Gekündigt | Wird der Vertrag gekündigt und ist das Enddatum des Vertrages noch nicht erreicht, befindet sich der Vertrag in diesem Status. |
|
| Beendet | Ein Vertrag in diesem Status ist gekündigt und das Vertragsende wurde erreicht. |  |
| Storniert | Ein stornierter Vertragsentwurf nimmt diesen Status ein. | |
Vertragsübersicht
Die Vertragsverwaltung erreichen Sie über Kunden und Verträge -> Verträge verwalten.
Neuen Vertrag erstellen
Wählen Sie zuerst den Kunden aus, für den der Vertrag erstellt werden soll:
Danach befinden Sie sich in der Bearbeitungsmaske für die Vertrags-Rahmendaten:
Erfassen Sie alle Daten für den Vertrag:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Konto | Das Kundenkonto, gegen das der Vertrag abgerechnet werden soll |
| Projekt | zugehöriges Projekt |
| Vertragsnummer | Laufende Nummer des Vertrages. Die Vorauswahl kann überschrieben werden. |
| Vertragsabschluss | Datum des Vertragsabschlusses / Startdatum des Vertrages |
| Abrechnungsintervall | Wie häufig soll der Vertrag abgerechnet werden? Sie definieren über diese Einstellung das Intervall für die Rechnungserstellung. Wenn Sie z. B. 1 Monat einstellen, erhält der Kunde alle 4 Wochen eine Rechnung zugestellt. (Sofern Leistungen erbracht wurden) |
| Zahlungsart | Sie können eine vom Kunden abweichende Zahlungsart für den Vertrag hinterlegen. |
Betätigen Sie nun den Button "Vertrag speichern" um die Änderungen zu übernehmen.
Der Vertrag ist nun gespeichert jedoch noch nicht aktiv. Sie können den Vertrag jetzt aktivieren oder ein Abo hinzufügen.
Abo zum Vertrag hinzufügen
Um ein Abo zum Vertrag zu erstellen, wechseln Sie in den Tab "Abo verwalten".
Über den Link "Abo hinzufügen" öffnet sich der Bearbeitungsdialog für die Abo-Daten:
Im Kasten "Abo" definieren Sie Rahmendaten wie Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Die Vertragsparameter sind hier beschrieben. Fügen Sie dann einen oder mehrere Artikel für die wiederkehrende Abrechnung hinzu.
Wichtig: Sie können einem Abo nur Artikel zuordnen, wenn die Einheit des Artikels mit der Einheit des Abrechnungsintervalls des Vertrages übereinstimmt. Ist z. B. das Abrechnungsintervall 1 Monat, können Sie nur Artikel mit der Einheit "Monat" zuordnen.
Vertrag aktivieren
Sind alle Daten zum Vertrag und evtl. erforderliche Abo-Artikel erfasst, kann der Vertrag über den Button "Vertrag aktivieren" aktiviert werden. Danach wird der Vertrag bei den Rechnungsläufen berücksichtigt.