Über die Textverwaltung können Sie individuelle Texte für E-Mails, Dokumente, Kundencenter sowie Textmakros in allen von Ihnen gewünschten Sprachen pflegen.
Allgemeines zum Aufbau
Die Textverwaltung ist in folgende Bereiche unterteilt:
- Textfragmente
- Templates (Dokumente und Kundencenter)
- E-Mails
Bevor Sie Texte bearbeiten können, müssen Sie immer zuerst die gewünschte Sprache über das Pulldown auswählen. So können Sie zwischen den verschiedenen zu pflegenden Sprachen hin und her schalten.
Textfragmente verwalten
Mit einem Textfragment haben Sie die Möglichkeit, ein Textmakro oder Snippet zu erstellen. Textfragmente können später in anderen Texten (Dokumenten oder E-Mails) wiederverwendet werden. Sie haben so die Mögichkeit, häufig benötigte Textphrasen (z.B. Kundenanrede) auszulagern. Zu Beginn sind bereits einige Textfragmente von uns vorgegeben, die Sie bearbeiten und anpassen können.
So bearbeiten Sie ein Textfragment:
| UI Element | Beschreibung |
|---|---|
| Alias | Vergeben Sie einen beliebigen Bezeichner für das Textfragment. Sie können das Makro später über diesen Bezeichner aufrufen, z.B. [[meinFragment]] |
| Text | Hier pflegen Sie den im Makro enthaltenen Text. Sie können in Ihrem Text auf Systemvariablen zugreifen (z. B. den Kundennamen) und mittels Velocity-Scriptspache sogar kleine Programme schreiben z. B. um Abhängigkeiten abzubilden. |
Templates verwalten (Dokumente und Kundencenter)
Templates sind Texte, die für ganz konkrete Geschäftsvorfälle vom System herangezogen werden. Dazu zählen z. B. Ihre E-Mail Signatur oder der Text für das Impressum im Kundencenter.
Dokumente allgemein
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| E-Mail Signatur | Wird in allen in Ihrem Namen vom System verschickten E-Mails als Signatur eingefügt. |
| Fußzeile Spalte 1 - 4 | Unsere Vorlagen für Geschäftsdokumente (Rechnungen, Korrekturrechnung etc.) enthalten im Fußbereich 4 Spalten, die mit beliebigen Inhalten gefüllt werden können. Es empfiehlt sich hier z. B. Bankverbindung, Steuernummer, USt-ID usw. unterzubringen. |
Rechnung und Rechnungsversand
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Freitext (Kopf) | Auf der Rechnung zwischen Rechnungsnummer und den Rechnungspositionen. | |
| Rechnungs-Freitext (Footer) | Auf der Rechnung, nach den Rechnungspositionen - zwischen den Zahlungsanweisungen und der Fußzeile. | |
| Hinweistext Reverse-Charge (Umkehr Steuerschuldnerschaft) | Wird zusammen mit dem Footer-Freitext ausgegeben. |
|
Rechnung stornieren
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| Rechnungs-Korrektur Freitext (Kopf) | Auf der Korrekturrechnung zwischen Rechnungsnummer und den Rechnungspositionen. |
| Rechnungs-Korrektur Freitext (Footer) | Auf der Korrekturrechnung, nach den Rechnungspositionen - zwischen den Zahlungsanweisungen und der Fußzeile. |
Kundenkonto aufladen
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| Zahlungsaufforderung (Freitext im PDF) | Auf dem PDF der Einzahlungsaufforderung (ausgelöst durch Kunde über das Kundencenter) unterhalb der Bankverbindung. |
| Einzahlungsbestätigung (Freitext auf PDF) | Auf dem PDF der Einzahlungsbestätigung. Diese wird verschickt wenn ein Zahlungseingang aus einer Einzahlungsaufforderung verbucht wird. |
Kundencenter
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| Footer (HTML) | Wird auf jeder Seite im Kundencenter ganz unten ausgegeben. |
| Impressum (HTML) | Text für die Impressums-Seite des Kundencenters. |
| Titel der Seite (SEO Title tag) | Titel, der bei Aufruf des Kundencenters in der Titelzeile des Browserfensters angezeigt werden soll. |
| Intro-Text Startseite (HTML) | HTML-Text, der beim Aufruf der Startseite des Kundencenters angezeigt wird. |
E-Mails
Im Tab "E-Mails" pflegen Sie den Inhalt der vom System verschickten E-Mail Nachrichten (Betreff + Body). Der Versand erfolgt im Plain-Text-Format.
Abo
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Kundenkonto für Abolauf nicht gedeckt | Können Abo-Leistungen aufgrund eines nicht gedeckten Kreditrahmens durch das Kundenkonto nicht in Rechnung gestellt werden, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. |
|
Vertrag
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Bestätigungsmail Vertragskündigung (Kunde) | Nach erfolgter Kündigung des Vertrages erhält der Kunde diese Mail zur Bestätigung. |
|
Rechnung und Rechnungsversand
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Benachrichtigung für Kunden | Wird vom System eine neue Kundenrechnung erzeugt, wird diese dem Kunden mit diesem Mailtemplate zugestellt. |
|
Rechnung stornieren
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Storno-Benachrichtigung für Kunden | Erstellung einer Korrekturrechnung. |
|
Kundenkonto aufladen
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung | Kunde löst die Aufladung seines Prepaid-Kontos über das Kundencenter aus. | |
| Einzahlungsbestätigung | Zahlungseingang für eine zuvor erfolgte Kontoaufladung wurde verbucht. |
|
User-Login und Passwort-Reset
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| User-Login Erzeugung für Kunde | Für einen Kunden wurde der Login zum Kundencenter erstellt. |
|
| User-Login Aktivierung für Kunde | Der Login zum Kundencenter wurde für einen Kunden freigeschaltet. |
|
| Passwort-Änderung Kunde | Für den Kunden wurde ein neues Passwort für das Kundencenter erstellt. |
|
| User-Login Deaktivierung für Kunde | Der Login zum Kundencenter wurde für einen Kunden deaktiviert. |
|
| Passwort vergessen (Kunde) | Der Kunde hat die "Passwort vergessen" Funktion beim Login zum Kundencenter aufgerufen. |
|
Mahnwesen
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung / Mahnung (E-Mail) an den Kunden | Nächste Mahnstufe einer Rechnung wurde erreicht. |
|
Onlinebanking
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Benachrichtigung über Rücklastschriften (Kunden) | Werden beim Kontenabgleich Rücklastschriften erkannt, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. |
|
Template-Variablen
Für einige Text-Templates besteht die Möglichkeit, auf Variablen der vom Geschäftsvorgang betroffenen Objekte (Rechnung, Kunde, Vertrag, usw.) zuzugreifen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Bereich Template Variablen.